Waarom dit belangrijk is
Transportovereenkomsten hebben de neiging het traagste onderdeel van een boeking te worden. De rit is afgesproken, de data liggen vast, het paard wordt dinsdag op stal verwacht — en het contract ligt nog steeds ongetekend in iemands inbox. Pagina’s printen, scannen en fotograferen is de gebruikelijke noodoplossing, en dat legt de moeite bij de klant precies op het moment dat u de opdracht bevestigd wilt hebben. Elke herinnering die u over de papieren stuurt, is een herinnering dat er nog niets vastligt, en daarom stappen steeds meer transportbedrijven over op digitale contractondertekening. De prijs van die vertraging is zelden alleen tijd. Niet-ondertekende overeenkomsten maken het lastiger om om een aanbetaling te vragen en om over annuleringen te discussiëren, en als er tijdens een rit iets misgaat — een wijziging van bestemming, vertraging aan de grens, onenigheid over wat inbegrepen was — kan niemand terugvallen op wat er nu precies was afgesproken. Hetzelfde document voor elke klant opnieuw intypen zorgt ook gemakkelijk voor fouten: de verkeerde paardennaam, de prijs van vorige maand, een datum die niemand heeft bijgewerkt. Contracten die verspreid zijn over e-mailthreads, telefoonfoto’s en bureaulades zijn bijna niet terug te vinden als u er plotseling een nodig hebt. Digitaal ondertekenen maakt van dat hele stuk van de boeking een paar minuten werk. U behoudt de tekst waar u al op vertrouwt, de klant tekent op zijn telefoon of laptop zonder iets te printen, en de afgeronde overeenkomst komt direct bij u binnen zodra hij klaar is. Kleine transportbedrijven merken het verschil het meest, omdat er meestal niemand op kantoor zit om achter handtekeningen aan te gaan — het is dezelfde persoon die rijdt, offertes maakt en de telefoon opneemt. Als de papieren vroeg geregeld zijn, kan het gesprek met de klant over het paard gaan in plaats van over de administratie.
Zo gebruik je het
Docs Hub staat onder het menu Tools in uw zakelijke account. De eerste stap is eenmalig: klik op Set up new template en upload de overeenkomst die u al gebruikt, als PDF- of Word-bestand. U hoeft uw contract niet opnieuw in de app op te bouwen — de tekst, de clausules en de lay-out blijven precies zoals uw bedrijf ze heeft opgesteld. Het voorbereiden van templates kan tot 24 uur duren voordat ze klaar zijn om te ondertekenen, dus het is de moeite waard om die van u in te richten vóór de eerste boeking waarvoor u hem wilt gebruiken. Zodra de template klaar is, kost het verzenden van een overeenkomst slechts een paar minuten. Klik op Send for signing en vul vervolgens de gegevens van de klant in, samen met de variabele onderdelen van de overeenkomst — de stukken die per opdracht veranderen. Al het andere staat al vast, dus er hoeft niets opnieuw getypt te worden en er is geen risico dat de cijfers van vorige maand in het contract van deze maand belanden. Het document wordt daarna per e-mail naar uw klant gestuurd, die het ondertekent zonder iets te hoeven printen of scannen. U krijgt een melding zodra het is ondertekend, zodat u weet dat de boeking bevestigd is in plaats van u af te vragen of de e-mail überhaupt is geopend. De ondertekende versie wordt opgeslagen in uw Docs Hub, wat betekent dat afgeronde overeenkomsten op één plek staan in plaats van verspreid over inboxen. U kunt meer dan één template instellen als u met verschillende soorten overeenkomsten werkt, en vervolgens die versturen die bij de opdracht past.
Veelgestelde vragen
In welk formaat moet mijn contract staan?
Upload het als een PDF- of Word-document. Docs Hub werkt met de overeenkomst die uw bedrijf al gebruikt, dus u hoeft die niet opnieuw te schrijven of in de app op te bouwen.
Heb ik een aparte template nodig voor elke klant?
Nee. Eén template dekt alle opdrachten die dezelfde overeenkomst gebruiken, en u vult bij elk verzendmoment de klantgegevens en de variabele onderdelen in. Als u echt verschillende overeenkomsten gebruikt voor verschillende soorten werk, kunt u meerdere templates instellen.
Hoe ontvangt mijn klant de overeenkomst?
Het document wordt per e-mail naar de klant gestuurd zodra u zijn gegevens hebt ingevuld en het ter ondertekening hebt verzonden. De klant tekent digitaal, dus er hoeft niets geprint, gescand of teruggestuurd te worden.
Hoe weet ik wanneer een contract is ondertekend?
U ontvangt een melding zodra de klant heeft getekend. U hoeft niet na te bellen of te controleren of alles is aangekomen.