Warum das wichtig ist
Transportvereinbarungen werden leicht zum langsamsten Teil einer Buchung. Die Fahrt ist vereinbart, die Daten stehen fest, das Pferd wird am Dienstag im Stall erwartet — und der Vertrag liegt immer noch unterschrieben in irgendeinem Posteingang. Drucken, Scannen und Fotografieren der Seiten ist der übliche Notbehelf, und genau in dem Moment, in dem Sie den Auftrag bestätigt haben möchten, landet die ganze Mühe beim Kunden. Jede Erinnerung an die Unterlagen ist auch eine Erinnerung daran, dass noch nichts fix ist – deshalb stellen immer mehr Transportunternehmen auf digitale Vertragsunterzeichnung um. Der Preis für diese Verzögerung ist selten nur Zeit. Nicht unterschriebene Vereinbarungen machen Anzahlungen schwerer durchsetzbar und Stornierungen schwerer zu diskutieren, und wenn auf einer Fahrt etwas schiefgeht — ein geändertes Ziel, eine Verzögerung an der Grenze, Streit darüber, was enthalten war — kann sich niemand darauf berufen, was tatsächlich vereinbart wurde. Dasselbe Dokument für jeden Kunden neu abzutippen, lädt außerdem zu Fehlern ein: der falsche Pferdename, der Preis vom letzten Monat, ein Datum, das niemand aktualisiert hat. Über E-Mail-Verläufe, Handyfotos und Schreibtischschubladen verstreute Verträge sind fast unmöglich zu finden, wenn man plötzlich einen braucht. Die digitale Unterzeichnung macht aus diesem ganzen Abschnitt der Buchung ein paar Minuten Arbeit. Sie behalten den Wortlaut, dem Sie bereits vertrauen, der Kunde unterschreibt auf seinem Handy oder Laptop, ohne etwas auszudrucken, und die fertige Vereinbarung landet sofort wieder bei Ihnen. Kleine Transportunternehmen spüren den Unterschied am stärksten, weil es in der Regel niemanden im Büro gibt, der Unterschriften nachjagt — es ist dieselbe Person, die fährt, Angebote schreibt und ans Telefon geht. Wenn die Unterlagen früh geklärt sind, kann das Gespräch mit dem Kunden sich um das Pferd drehen statt um die Verwaltung.
So nutzen Sie es
Docs Hub befindet sich im Menü Tools in Ihrem Geschäftskonto. Der erste Schritt ist einmalig: Klicken Sie auf Set up new template und laden Sie die Vereinbarung hoch, die Sie bereits verwenden – als PDF oder Word-Datei. Ihr Vertrag muss in der App nicht neu aufgebaut werden — Wortlaut, Klauseln und Layout bleiben genau so, wie Ihr Unternehmen sie formuliert hat. Die Vorbereitung der Vorlagen kann bis zu 24 Stunden dauern, bis sie zur Unterzeichnung bereit sind. Es lohnt sich daher, Ihre Vorlage einzurichten, bevor Sie die erste Buchung damit abwickeln möchten. Sobald die Vorlage bereit ist, dauert das Versenden einer Vereinbarung nur ein paar Minuten. Klicken Sie auf Send for signing und tragen Sie dann die Kundendaten sowie alle variablen Teile der Vereinbarung ein — die Punkte, die sich von Auftrag zu Auftrag ändern. Alles andere ist bereits vorhanden, sodass nichts neu getippt werden muss und keine Gefahr besteht, dass die Zahlen vom letzten Monat im Vertrag dieses Monats landen. Das Dokument wird anschließend per E-Mail an Ihren Kunden gesendet, der es unterschreibt, ohne etwas ausdrucken oder scannen zu müssen. Sie erhalten eine Benachrichtigung, sobald es unterschrieben ist, sodass Sie wissen, dass die Buchung bestätigt ist, statt sich zu fragen, ob die E-Mail überhaupt geöffnet wurde. Die unterschriebene Version wird in Ihrem Docs Hub gespeichert, sodass abgeschlossene Vereinbarungen an einem Ort liegen, statt über verschiedene Posteingänge verteilt zu sein. Wenn Sie mit unterschiedlichen Arten von Vereinbarungen arbeiten, können Sie mehr als eine Vorlage einrichten und jeweils die passende versenden.
Häufig gestellte Fragen
In welchem Format muss mein Vertrag vorliegen?
Laden Sie ihn als PDF- oder Word-Dokument hoch. Docs Hub arbeitet mit der Vereinbarung, die Ihr Unternehmen bereits verwendet, sodass Sie sie nicht neu schreiben oder in der App nachbauen müssen.
Brauche ich für jeden Kunden eine eigene Vorlage?
Nein. Eine Vorlage deckt alle Aufträge ab, die dieselbe Vereinbarung verwenden, und Sie füllen bei jedem Versand die Kundendaten und die variablen Teile aus. Wenn Sie für unterschiedliche Arten von Arbeiten tatsächlich verschiedene Vereinbarungen nutzen, können Sie mehrere Vorlagen einrichten.
Wie erhält mein Kunde die Vereinbarung?
Das Dokument wird per E-Mail an den Kunden gesendet, sobald Sie seine Daten eingetragen und es zur Unterzeichnung verschickt haben. Er unterschreibt es digital, sodass er nichts ausdrucken, scannen oder per Post zurückschicken muss.
Woher weiß ich, wann ein Vertrag unterschrieben wurde?
Sie erhalten eine Benachrichtigung, sobald der Kunde unterschreibt. Sie müssen nicht nachfassen oder nachfragen, ob alles geklappt hat.