Pourquoi c'est important
Les contrats de transport ont tendance à devenir la partie la plus lente d’une réservation. Le trajet est convenu, les dates sont fixées, le cheval est attendu à l’écurie mardi — et le contrat reste toujours non signé dans la boîte mail de quelqu’un. L’impression, le scan et la prise de photos des pages sont la solution habituelle, et cela fait peser l’effort sur le client précisément au moment où vous voulez que la mission soit confirmée. Chaque rappel que vous envoyez au sujet des papiers est un rappel que rien n’est encore verrouillé, c’est pourquoi de plus en plus d’entreprises de transport passent à la signature numérique des contrats. Le coût de ce délai ne se mesure rarement qu’en temps. Des accords non signés rendent les acomptes plus difficiles à demander et les annulations plus difficiles à contester, et lorsque quelque chose se passe mal pendant un trajet — changement de destination, retard à la frontière, litige sur ce qui était inclus — personne ne peut se référer à ce qui avait réellement été convenu. Retaper le même document pour chaque client entraîne aussi des erreurs : le mauvais nom de cheval, le tarif du mois dernier, une date que personne n’a mise à jour. Des contrats éparpillés dans des fils d’e-mails, des photos de téléphone et des tiroirs de bureau sont presque impossibles à retrouver quand vous en avez soudain besoin. La signature numérique transforme tout ce segment de la réservation en quelques minutes de travail. Vous conservez le texte auquel vous faites déjà confiance, le client signe depuis son téléphone ou son ordinateur portable sans rien imprimer, et l’accord complété vous revient dès qu’il est signé. Les petites entreprises de transport ressentent le plus la différence, car il n’y a généralement personne au bureau pour courir après les signatures — c’est la même personne qui conduit, fait les devis et répond au téléphone. Régler les papiers tôt signifie que la conversation avec le client peut porter sur le cheval plutôt que sur l’administratif.
Comment l'utiliser
Docs Hub se trouve dans le menu Outils de votre compte professionnel. La première étape est unique : cliquez sur Set up new template et téléversez le contrat que vous utilisez déjà, au format PDF ou Word. Il n’y a pas de reconstruction de votre contrat dans l’application — le texte, les clauses et la mise en page restent exactement tels que votre entreprise les a rédigés. La préparation des modèles peut prendre jusqu’à 24 heures avant qu’ils soient prêts pour la signature, il est donc utile de les configurer avant la première réservation pour laquelle vous souhaitez les utiliser. Une fois le modèle prêt, l’envoi d’un contrat prend quelques minutes. Cliquez sur Send for signing, puis renseignez les coordonnées du client ainsi que les parties variables du contrat — les éléments qui changent d’une mission à l’autre. Tout le reste est déjà en place, il n’y a donc rien à retaper et aucun risque de voir les chiffres du mois dernier se retrouver dans le contrat de ce mois-ci. Le document est ensuite envoyé par e-mail à votre client, qui le signe sans rien imprimer ni scanner. Vous recevez une notification dès qu’il est signé, ce qui vous permet de savoir que la réservation est confirmée plutôt que de vous demander si l’e-mail a été ouvert. La version signée est stockée dans votre Docs Hub, ce qui signifie que les contrats complétés sont regroupés au même endroit au lieu d’être dispersés dans des boîtes de réception. Vous pouvez configurer plusieurs modèles si vous travaillez avec différents types de contrat, et envoyer celui qui correspond à la mission.
Questions fréquentes
Sous quel format mon contrat doit-il être ?
Téléversez-le au format PDF ou Word. Docs Hub fonctionne à partir du contrat que votre entreprise utilise déjà, il n’est donc pas nécessaire de le réécrire ou de le reconstruire dans l’application.
Ai-je besoin d’un modèle séparé pour chaque client ?
Non. Un seul modèle couvre toutes les missions qui utilisent le même contrat, et vous remplissez les coordonnées du client et les parties variables à chaque envoi. Si vous utilisez de véritables contrats différents pour différents types de travail, vous pouvez configurer plusieurs modèles.
Comment mon client reçoit-il le contrat ?
Le document est envoyé par e-mail au client une fois que vous avez renseigné ses informations et l’avez envoyé pour signature. Il le signe numériquement, il n’a donc rien à imprimer, scanner ou renvoyer par la poste.
Comment savoir quand un contrat a été signé ?
Vous recevez une notification dès que le client signe. Il n’est pas nécessaire de relancer ou de vérifier auprès de lui si tout est passé.