Dlaczego to ważne
Umowy transportowe mają tendencję do stawania się najwolniejszą częścią rezerwacji. Przejazd jest ustalony, daty są dogadane, koń ma pojawić się w stajni we wtorek — a umowa wciąż leży niepodpisana w czyjejś skrzynce mailowej. Drukowanie, skanowanie i fotografowanie stron to zwykle stosowane obejście, które przerzuca wysiłek na klienta dokładnie w momencie, gdy chcesz mieć zlecenie potwierdzone. Każde przypomnienie o dokumentach to przypomnienie, że nic nie jest jeszcze pewne, dlatego coraz więcej firm transportowych przechodzi na cyfrowe podpisywanie umów. Kosztem tego opóźnienia rzadko jest tylko czas. Niepodpisane umowy utrudniają pobieranie zaliczek i dochodzenie roszczeń przy odwołaniach, a gdy w trakcie transportu coś pójdzie nie tak — zmiana miejsca docelowego, opóźnienie na granicy, spór o to, co było w cenie — nikt nie może wskazać, co tak naprawdę zostało uzgodnione. Przepisywanie tego samego dokumentu dla każdego klienta sprzyja też pomyłkom: zła nazwa konia, cena z zeszłego miesiąca, data, której nikt nie zaktualizował. Umowy porozrzucane po wątkach mailowych, zdjęciach w telefonie i szufladach biurka są prawie niemożliwe do znalezienia, gdy nagle którejś potrzebujesz. Podpis cyfrowy zamienia cały ten etap rezerwacji w kilka minut pracy. Zachowujesz treść, do której masz już zaufanie, klient podpisuje na swoim telefonie lub laptopie bez drukowania czegokolwiek, a gotowa umowa trafia do Ciebie od razu po podpisaniu. Najbardziej odczuwają to małe firmy transportowe, bo zwykle nie ma nikogo w biurze, kto goniłby za podpisami — to ta sama osoba, która prowadzi samochód, przygotowuje wyceny i odbiera telefony. Załatwienie papierów z wyprzedzeniem oznacza, że rozmowa z klientem może dotyczyć konia, a nie papierologii.
Jak z tego korzystać
Docs Hub znajduje się w menu Tools na Twoim koncie firmowym. Pierwszy krok wykonujesz tylko raz: kliknij Set up new template i wgraj umowę, której już używasz, w formacie PDF lub Word. Nie musisz odtwarzać umowy w aplikacji — treść, klauzule i układ pozostają dokładnie takie, jak przygotowała je Twoja firma. Przygotowanie szablonów może zająć do 24 godzin, zanim będą gotowe do podpisywania, więc warto skonfigurować je przed pierwszą rezerwacją, przy której chcesz z nich skorzystać. Gdy szablon jest gotowy, wysłanie umowy zajmuje kilka minut. Kliknij Send for signing, a następnie uzupełnij dane klienta oraz zmienne elementy umowy — te części, które zmieniają się zlecenie po zleceniu. Cała reszta jest już na miejscu, więc nic nie trzeba przepisywać i nie ma ryzyka, że w umowie na ten miesiąc pojawią się liczby z poprzedniego. Dokument jest następnie wysyłany klientowi e-mailem, a on podpisuje go cyfrowo, bez drukowania czy skanowania czegokolwiek. Otrzymujesz powiadomienie w momencie podpisania, więc wiesz, że rezerwacja jest potwierdzona, zamiast się zastanawiać, czy e-mail w ogóle został otwarty. Podpisana wersja jest przechowywana w Twoim Docs Hub, co oznacza, że zakończone umowy znajdują się w jednym miejscu, zamiast być porozrzucane po skrzynkach odbiorczych. Możesz skonfigurować więcej niż jeden szablon, jeśli pracujesz z różnymi typami umów, i wysyłać ten, który pasuje do danego zlecenia.
Często zadawane pytania
W jakim formacie musi być moja umowa?
Wgraj ją jako dokument PDF lub Word. Docs Hub działa na podstawie umowy, której Twoja firma już używa, więc nie ma potrzeby jej przepisywać ani odtwarzać w aplikacji.
Czy potrzebuję osobnego szablonu dla każdego klienta?
Nie. Jeden szablon obejmuje wszystkie zlecenia korzystające z tej samej umowy, a za każdym razem przy wysyłce uzupełniasz dane klienta i zmienne elementy. Jeśli używasz faktycznie różnych umów do różnych rodzajów pracy, możesz skonfigurować więcej niż jeden szablon.
Jak mój klient otrzymuje umowę?
Dokument jest wysyłany do klienta e-mailem, gdy tylko uzupełnisz jego dane i wyślesz go do podpisu. Klient podpisuje go cyfrowo, więc nie musi nic drukować, skanować ani odsyłać pocztą.
Skąd wiem, że umowa została podpisana?
Otrzymujesz powiadomienie, gdy tylko klient podpisze. Nie musisz się przypominać ani sprawdzać, czy wszystko dotarło.